نصائح بسيطة لتحصل على رد ايجابي و”نعم” عند التواصل بالبريد الالكتروني

التواصل من خلال البريد الالكتروني أصبح ضرورة، التواصل الرقمي لم يعد واحدةٍ من طرق التواصل بين الأشخاص في مجالات مختلفة، بل الطريقة المفضلة، والأسباب كثيرة. البريد الالكتروني يسمح للأشخاص بالتواصل دون شرط تواجد المُخاطب لحظة المُراسلة، كما يسمح بالحفاظ على جزء من الراحة عند الرد باختيار الوقت المناسب لذلك، وسهل البريد التواصل مع مُختلف الشركات، والشخصيات البارزة والمؤثرة التي من الصعب أن تكون على تواصلٍ مباشر معها.

لنقل أنك تبحث على التواصل مع شخصٍ ما على أمل الحصول على ردٍ إيجابي، ربما تبحث عن خدمة معينة، مقابلة مع شخصٍ مؤثر، الحصول على نصيحة وما إلى ذلك، ستحتاج لبعض النصائح لتزيد من حظوظ الموافقة والحصول على كلمة نعم، لأن الرفض يكون دائمًا واحدًا من الاحتمالات، إضافة أن الأمر يختلف باختلاف أسباب المراسلة، لكن هذه نصائح عامة، مكنتني شخصيًا من الحصول على عددٍ أكبر من الردود الايجابية.

– عرف بنفسك أو ذكر مُخاطبك بنفسك

سواء أكان المُخاطب قد تعرف إليك من خلال رسالة آخرى، أو من خلال موقع (مكتبك في شركة مثلا) أو حساب، أو التقيته مباشرة، مرة واحدة في الغالب غير كافية لتذكر إسمك، لا بد لك بالإضافة لذكر اسمك وموقعك (عملك أو تخصصك…) أن تُذكره بالتواصل الأول، اختصر ما أمكن، أخبره فقط أين تم التواصل الأول وكيف، وفي أي إطار، خاصة إن كان الأمر خارج مجال العمل، في إطار ودي أو بشكلٍ عابر.

إن تعرف إليك المخاطب من خلال شخصٍ آخر فأنت تعلم أيضًا من أين تبدأ، ذكره بنفسك وبالشخص الذي عرفك به، وإطار ذلك مُجددا.

– شارك بشيء متعلق بالمُخاطب

إن كنت تُراسل شخصًا بخصوص مجال عمله، أو شيء متعلق به بشكلٍ شخصي، فاذكر له ذلك، لا بأس من استخدام كلمات الإعجاب، أو إخباره من أنك مهتم بما يقوم به بشكلٍ مباشر، لا تُبالغ، فالفكرة هنا هي أن تُخبره أنك مهتم، لا أنك تحاول إكثار المدح للحصول على مقابل.

– اختصر ما أمكن

خاصة في الرسالة الأولى، ليس الكل يملك الوقت، والمعادلة البسيطة تقول، كلما كان الشخص مهما أكثر، كان وقته أقل، لذا احترم ذلك الوقت وأخبره مباشرة بما يحتاج معرفته لمواصلة قراءة الرسالة، يُمكنك أن تذكر إسمك ومباشرة بعد ذلك سبب المراسلة، وبعدها تُعرف أكثر بنفسك وسبب المراسلة بشكلٍ أفضل، فقط لتمنعه من التخلص من الرسالة من السطر الأول لأنه يعتقد أنها رسالة معجب أو شخصٍ يطلب شيئا اعتاد مئات الأشخاص الآخرين طلبه بشكلٍ مستمر ومزعج.

أحيانًا ستحتاج للتفصيل في شيء، إن كنت قادرًا، فلا تذكر إلا المهم واطلب من الشخص أن يرد على رسالتك للحصول على المزيد من التفاصيل، إن لم تكن قادرًا على فعل ذلك، وكان لا بد لك من التفصيل، فقسم الرسالة لجزأين، الأول اختصر فيه الموضوع وضع فيه ما هو مهم فقط، واطلب من الشخص أن يقرأ بقية الرسالة إن كان مهتما بمعرفة المزيد، أحيانًا قد يكون من الجيد إرفاق ملف بالتفاصيل وحفظ قلب الرسالة للمهم.

– وفر على المُخاطب المزيد من الوقت

قد يُعطيك الشخص بعض الوقت ليقرأ الرسالة، لكنه قد لا يملك الوقت ليرد عليها، لذا حاول ألا تجعل مهمة الرد الخاصة به صعبة، إن كنت تُراسله لتسأل عن شيء، فرقم الأسئلة، وابدأ بالمهم، حاول أن تكون الأسئلة مباشرة وبدون أسئلة مركبة، قد يبدو الأمر كسؤال واحد، لكنه في الحقيقة يحتوي أكثر من ذلك.

إن كنت قادرًا على طرح سؤال يُجاب عنه بنعم أو لا فافعل ذلك، أو أكثر، إن كانت هنالك اختيارات معينة، فاطلب من الشخص أن يكتفي بنسخ الإجابة أو تحديدها بشكلٍ ما. من الجيد أيضًا أن تُخبر الشخص الآخر بما يحتاجه مباشرة، إن أردت مثلا لقاءه، وكنت متأكدًا من أنه حتى إن قبل لن تتمكن من لقائه إلا في أيامٍ معينة، فأخبره بذلك من البداية، لا تلتف حول الموضوع لتعود لاحقًا وتطلب تغيير شيء، قد يكون الأمر محرجًا وربما يتحول القبول لرفض بسبب ذلك.

– تأكد من رسالتك قبل إرسالها

ليس من السيء إطلاقًا أن تعيد قراءة رسالتك أكثر من مرة، قراءتها بصوت مسموع ستساعدك على التعرف على الأخطاء بشكلٍ أسرع، إن أضفت أية روابط، فتأكد من الروابط واضغط عليها مُجددا، حرف زائد واحد وسيأخذك الرابط للصفحة الخطأ.

تأكد أنك أرفقت كل الملفات، سمّها ورتبها بشكلٍ واضح. بعد ذلك ألقِ نظرة أخيرة على التنسيق، كل شيء يحتاج لأن يكون في مكانه، الخط يحتاج لأن يكون واضحًا أيضًا، إن كانت شاشتك كبيرة فقد تنخذع وتجعله صغيرا، مخاطبك قد يستخدم شاشة صغيرة أو يطلع على بريده على هاتفه، أبقِ ذلك في الحسبان.

– قم بشيء في المقابل

قد يبدو الأمر سخيفًا، لكنه ناجح في أغلب الحالات، إن أخذت الوقت للقيام بشيء للمُخاطب، ففي الغالب سيرد لك هذا الجميل بشكلٍ ما، طبعًا ما ستقوم به قد يختلف من شخصٍ لآخر، مثلا إن كنت تُراسل كاتبا بخصوص شيء متعلق بكتابه، فنشر مقالٍ مثلا قبل مراسلته قد يكون أفضل خيارٍ ممكن، إن من طبيعة الانسان ألا يقول لا لمن أسدى إليه جميلًا، حتى وإن كان بسيطًا.

– راسل المُخاطب باحترام لكن بأسلوب ودي

قد يكون الأمر مختلفًا ما إن كانت الرسالة في إطار العمل، أو شيء متعلقٍ بذلك، في هذه الحالات، قد يستلمها أشخاص مختلفون، لذا لا يهم حقًا كيف تكتب لطالما أنها رسالة تحترم السياق، أمّا إن كنت تُراسل شخصًا معينا، فمراسلته بالشكل المعتاد سيجعلك تبدو وكأنك تُسلمه خطابًا مكتوبًا باستخدام قالب، تعلم، كما يحدث مع الخطابات الإدارية، حيث أن أسلوبها محترم، لكنك تعلم أنه الأسلوب الشائع المبني على عواقد التواصل في مجالات العمل وما إلى ذلك.

ضع القليل من روحك في الرسالة، من الجيد أن تكتب تحياتي الخالصة، لكن بالإمكان أيضًا أن تتمنى للشخص يومًا طيبًا، أن تعتذر أنك أخذت وقته، أن تُذكره بشيء قاله أو سمعته منه، معرفتك القبيلة بالمُخاطب ستُساعد كثيرًا، بعضهم جدي حتى خارج العمل، والبعض الآخر لا يُمانع أن يتلقى رسالة ودية، حاول تغيير أسلوبك حسب ذلك.

– افعل ما يطلبه منك المخاطب

أحيانا، لسبب أو لآخر، قد تجد بعض التوجيهات البسيطة أثناء مراسلة مُخاطب ما، لا بد لك من احترام ذلك، أرسل رسالتك بعد أن تضم كل ما يسأل عنه المُخاطب، إن طلب منك أن تراسله على بريد معين فاعل ذلك، إن كان من المطلوب إدراج علامة معينة في العنوان فلا تنسى ذلك، المُخاطب يعلم تمامًا القدر الذي تأخذه منه الرسائل، والتوجيهات التي يضع تُساعده على فرز الرسائل بشكلٍ أفضل، لا تعتقد أنه من الجيد التلاعب بالأمر بإضافة كلمات مثل عاجل وما إلى ذلك، ما إن لم يكن الأمر كذلك.

– كن في موقع قوة

نحن لا نكون في موقع قوة دائمًا، ذلك طبيعي، وقد يعني لنا رد المُخاطب الكثير وينعكس ذلك على الرسالة، احتفظ بهدوئك أثناء الكتابة، كن واضحًا وصريحًا، يُمكن أن تكتب ما يعنيه لك رده، لكن تجنب عبارات إنها مسألة حياة أو موت أو أمر طارئ وهكذا، صدقني، حتى وإن فعلت، فإن هنالك حظوظًا كبيرة في أنك لن تحصل على إجابة.

سواء كنت تبحث عن تعاون أو مساعدة، الرفض واحد من الاحتمالات، نعم من المحزن دائمًا عدم الحصول على ردٍ تنتظره، أو الحصول عل كلمة لا، لكن الأمور تسري دائمًا بهذا الشكل.

– أرسل رسالة آخرى لاحقًا

إن لم تتلقى ردًا، يُمكنك أن تجرب من خلال رسالة آخرى، أعطِ المُخاطب الوقت الذي يحتاج، لطالما أن الأمر غير مستعجل، فذلك يعني أن المخاطب سيأخذ الوقت الذي يراه مناسبًا قبل أن يرد، لكن كثيرًا ما ينسى الشخص الرد على بريدٍ معين بعد قراءته، أو أنه يتيه وسط كومة الرسائل الآخرى.

بعد أن تتأكد أن المُخاطب حصل على الوقت للإجابة والرد، أرسل له رسالة آخرى واطلب منه أن يقرأ رسالتك الأولى، أخبره أنك تتأكد فقط من أنه توصل بها وتأمل أن تسمع منه قريبًا.

– رسالتك قد تُرفض

إن لم تكن تربطك بالمخاطب علاقة تحتاج منك لأن ترد، فتفهم أن له الحق في عدم الرد أو رفض طلبك، لا تُشعر المخاطب أنه لا بد له من الرد، أخبره ببساطة أن ذلك سيسعدك، لا تخبره مثلا أنه من الضروري أن يرد، لأنه ببساطة قد لا يفعل، بعض الأشخاص قد يوجهون لك رسالة رفضٍ بشكلٍ محترم موضحين الأسباب.

إن كنت تعتقد أن هنالك حظوظًا كبيرة لتلقي ردٍ سلبي، فكر في احتمالات آخرى وأدرجها في الرسالة، ولا تنسى أن تطلب من المخاطب أن يُراسلك إن احتاج المزيد من التفاصيل أو معلومات إضافية، فقد يحتاج لذلك قبل أن تتلقى منه ردًا.

حسنًا، حتى مع هذا كله، قد لا يكون الأمر كافيًا لكي تحصل على قبول أو الرد الذي تنتظر، حظوظك ستزيد، رسالة مُحترمة، مكتوبة بالشكل الصحيح، تحترم شخصية المُخاطب ستكون كافية بلا شك ليجعله يرفض لسببٍ مقنع. إن كنت تملك نصائح إضافية، فيُسعدني سماعها وإضافتها للمقال.