مصفوفة أيزنهاور: كيف تُنظم مهامك وتُركز على الأهم

عندما يكون الحديث عن تنظيم الوقت، فلكتابة المهام دور أساسي في تقسيم مهامنا حسب الوقت المتوفر، وإن كانت قوائم المهام العشوائية (To do List) مفيدة، فاستخدام مصفوفة أيزنهاور (The Eisenhower Matrix) يُمكن أن يكون أفضل بشكل أكبر وسببا لمُضاعفة انتاجيتنا.

– للانتقال السريع:
– كيف تعمل؟
– لماذا أستخدمها؟
– كيف أطبق؟
– بعد التطبيق

– مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور عبارة عن جدولٍ من 4 خانات، تسمح لك بترتيب مهامك وما عليك القيام به بشكلٍ أفضل بكثير من القوائم العادية التي ربما تستخدم شخصيا، المصفوفة أخذت اسمها من الرئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور.

– كيف تعمل؟

ببساطة، المصفوفة ستُعيد ترتيب كل المهام التي تملك في قائمتك، الفرق أن هنالك 4 خانات بدل واحدة، من خلالها ستقوم بتصفية ما عليك القيام به للتركيز على المهم، ومعرفة المُستعجل، حيث تعمل على كل ما هو مهم، بدءا من الأمور المُستعجلة، والتخلي بشكل كلي عن الأمور التي لا هي مهمة ولا هي مستعجلة.

سنشرح طريقة عمل المصفوفة، وسيسهل عليك بعدها التطبيق، سأشرح اعتمادا على الصورة في الأسفل:

المصفوفة مقسمة لأربع خانات، في الأعلى، أفقيا يتم ترتيب المهام حسب الحالة، عاجل/غير عاجل، وعموديا حسب الأهمية، مهم/غير مهم، أي مهمة توضع داخل هذه الخانات ستكون بالتالي إما مهمة أو غير مهمة، وعاجلة أو عكس ذلك.

لننتقل للحديث عن الخانات:

– عاجل: تحتوي هذه الخانة على كل المهام التي عليك الانتهاء منها في وقتٍ محدد، سواء في نفس اليوم أو في موعدٍ قريب، مثلا في حالة المرض قد تحتاج لأن تحجز موعدا عاجلا لدى الطبيب، هذا الأمر لا يقبل التأخير، إن دُعيت للمشاركة في عمل ما يوم غد، فهنا أيضا عمل عاجل.

– غير عاجل: ببساطة كل ما عليك القيام به لكن لا يُوجد وقت محدد له، مثلا العمل على كتابك، يمكنك القيام بذلك في أي وقت، ربما التسجيل في نادٍ رياضي…أمور من هذا القبيل.

– مهم: في الغالب الأمور المهمة هي التي لها تأثير مباشر عليك أو على حياتك بشكل واضح وكبير، مثلا موعد طبيب متعلق بصحتك وهو أمر مهم، التسجيل في دورة تكوينية، أو كتابة كتابك، التسجيل في نادٍ رياضي… المهام المتعلقة بأهدافك الكبيرة مهمة أيضا، مثلا تحسين مهارة معينة، أو التخلص من عادة…

– غير مهم: ما يُضيّع وقتك دون أن يعود عليك بفائدة، أو أن عوائده عكسية وسيئة، مشاهدة التلفاز لساعات، الخروج مع صديق لمكان لا تحبه وتشعر بالضيق للتواجد فيه، ترتيب ألعابك على الهاتف، عاداتك السيئة أيضا يمكن أن تكون ضمن هذه الخانة.

لنُلخص الأمر في التالي:

– عاجل: سأقوم به حالا أو مباشرة في موعده
– غير عاجل: سأقوم به لاحقا أو عندما أخطط للقيام به
– مهم: ضروري وله نتائج مباشرة على أمر مهم أو يساعدني على بلوغ هدف مهم
– غير مهم: لا يوجد له أثر مهم ولا يساعدني في التقدم في شيء

– لماذا أستخدمها؟

أكرر هذه العبارة دائما، إن تنظيمنا للوقت ليس سوى تنظيمٍ لأنفسنا، والأمر صحيح، أنت تملك نفس العدد من الساعات كل يوم، الفرق أن ما تقوم به هو ما يُحدد ما إن كنت تستفيد من هذه الساعات أم لا، آليات تنظيم الوقت ومضاعفة الإنتاجية تُعيد ترتيب مهامك، وتُغير الطريقة التي تعمل بها حيث تكون أكثر كفاءة.

باستخدام هذه المصفوفة، ستتأكد أن طاقتك وجهدك الكامل سينتقل للأمور المهمة، كما ستحرر المزيد من الوقت للقيام بالأشياء الآخرى التي ترى أنها مهمة أيضا، لكن لا تجد لها الوقت، حيث تتخلى عن الأمور التي لا هي مستعجلة، ولا هي مهمة، أمورٍ تُضيع وقتك ولا تُساعدك إطلاقا على الوصول لأهدافك المهمة.

– كيف أطبق؟

احتفظ بقائمة مهامك لا مشكلة، هذه القائمة ستعيد تصفيتها بوضعها في المصفوفة، بعد رسمها (هنالك أيضا تطبيقات تستخدمها على الهواتف الذكية).

الآن ابدأ بنقل مهامك لواحدة من الخانات، إن كان أمرا مهما فضعه في خانة المهم، لكن اسأل نفسك قبل ذلك هل هذا الأمر عاجل وعلي القيام به أوّلًا أم أنه يقبل التأخير؟ ضع بنفس الشكل مهامك الغير مهمة في واحدة من الخانات، مستعجل أو غير مستعجل.

– ماذا بعد؟

حسب المكان الذي كتبت فيه المهمة فإن ما ستقوم به سيكون مختلفا:

1 – مهم وعاجل: قم به حالا، أو مباشرة في موعده، لا تقم بأي شيء آخر قبل هذا، لا يجب أن تنتقل للقيام بأي شيء آخر إن لم تنتهي من هذه الخانة، ما فيها أمور لا تقبل التأخير، ومهمة، قد يشمل ذلك زيارة الطبيب، أو الانتهاء من ملئ وثيقة إدارية وتسليمها، الانتهاء من بحثٍ مدرسي، إنهاء جزء من عمل يتطلب تدخلك بشكل يومي…

2 – مهم وغير عاجل: قم بوضعه في رزنامة عملك، حدد موعدا للقيام به، ما في هذه الخانة أمور مهمة، لذا لا تهملها، التسجيل في نادٍ رياضي قد يكون بالنسبة لك أمرا مهما، لكنه غير مستعجل، ضع له تاريخا محددا وقم به عندما يحين هذا الموعد، مثلا الخميس سأفعل كذا.

3 – غير مهم ومستعجل: ابحث عن شخصٍ آخر يقوم به، قد تكون الأمور في هذه الخانة في الغالب طلبات خارجية ليس لها أهمية بالنسبة لك، لكنها طارئة، مثلا شخص يراسلك ويطلب منك أن تؤدي بدلا عنه فاتورة معينة قبل يوم غد لأنه لا يستطيع القيام بذلك، لن يضيف لك هذا شيئا، لكنه مستعجل، وفي الغالب له أهمية عند الشخص الآخر، تستطيع تسليم هذا الأمر لشخصٍ آخر وتعود للتركيز على ما في خانة المهم والعاجل، إن لم تستطع تسليم العمل لشخص آخر فحاول ألا تقبله إلا إن كنت الوحيد القادر على تأديته.

4 – غير مهم وغير مستعجل: هذه الخانة لا تحتاج لتدخلك، ما بدخلها يعني أنه مضيعة وقتٍ وطاقة، لا تقم بأي شيء تضعه هنا، هذه هي الشوائب التي ستتخلص منها بعد عملية التصفية، تحتوي أمورا من قبيل إنهاء مسلسل، أو زيارة كل حساباتك الاجتماعية لقراءة كل التحديثات عليها…

حاول ألا تكتب الكثير من المهام في قائمتك، ركز على المهم والمستعجل بما أنه يتغير على الدوام ويحتاج تدخلا فوريا، بقية الأشياء يمكنك وضعها داخل قائمة عادية بدون ترتيب، وتحديد موعدٍ لإعادة تنظيمها داخل المصفوفة، بعد مدة سيصبح من السهل عليك التعامل مع مهامك بدل كتابتها على قائمة عادية بشكل عشوائي، التركيز على المهم سيضاعف انتاجيتك ويُشعرك أنك تستفيد من وقتكِ بالشكل الصحيح.

– هامش:
– تقنية البومودورو لتنظيم الوقت